آیا می‌دانید صدور فاکتور رسمی در آمریکا چطور انجام می‌شود؟ در کشور های دیگر چطور فاکتور فروش را ارائه می‌دهند؟
در مطالب قبلی شما را با برخی مسائل از جمله خط خوردگی در فاکتور رسمی آشنا کردیم. در ادامه همراه ما باشید تا در خصوص صدور فاکتور در آمریکا الاعاتی در اختیارتان قرار دهیم.
قوانین فاکتور رسمی در آمریکا
فاکتور تجاری یکی از مهمترین اسناد در تجارت بین الملل و حمل و نقل کالا با کشتی است. این یک سند حقوقی است که توسط فروشنده (صادر کننده) برای خریدار (وارد کننده) در معامله بین المللی صادر می‌شود و به عنوان قرارداد و اثبات بیع بین خریدار و فروشنده است.
بر خلاف بارنامه، فاکتور تجاری نشان دهنده مالکیت کالاها نیست و همچنین عنوان کالاهای فروخته شده را به همراه ندارد. اما محاسبه و ارزیابی عوارض و مالیات های پرداختی برای اهداف ترخیص کالا از گمرک لازم است.
فاکتور تجاری جزئیات قیمت، ارزش و مقدار کالاهای فروخته شده را نشان می‌دهد.
فهرست محتوایی
همچنین باید شامل شرایط تجارت یا فروش باشد که مورد توافق خریدار و فروشنده معامله در حال انجام است.
همچنین ممکن است برای اهداف پرداخت (مثلاً در صورت پرداخت از طریق اعتبار اسنادی) لازم باشد و ممکن است لازم باشد توسط خریدار به بانک خود تولید شود تا دستورالعمل آزادسازی وجه به فروشنده برای پرداخت را صادر کند.
اطلاعات مورد نیاز در فاکتور تجاری برای حمل و نقل
هنگام پر کردن فاکتور تجاری، بسیار مهم است که اطمینان حاصل کنید که اطلاعات به طور واضح و دقیق پر شده است.
بهترین الگوی فاکتور تجاری کدام است؟
تعداد زیادی الگو و نمونه فاکتور رسمی برای انتخاب بصورت آنلاین وجود دارد. در حالی که قالب فاکتور تجاری ثابت وجود ندارد، اما بیشتر اطلاعات مورد نیاز در تمام الگوها بسیار شبیه و استاندارد است.
هر الگویی را که انتخاب کنید، اطمینان حاصل کنید که جزئیات زیر در آن موجود است :
اطلاعات مربوط به معامله
- شماره فاکتور
- تاریخ فاکتور
- شماره سفارش
- مبلغ کل فروش
- واحد پول
- دستورالعمل پرداخت
اطلاعات مربوط به صادر کننده و وارد کننده
اطلاعات صادر کننده / فروشنده (نام، آدرس، شماره تلفن و غیره)
شماره شناسایی مالیاتی صادر کننده / فروشنده )به عنوان مثال مالیات بر ارزش افزوده، EORI و غیره(
اطلاعات وارد کننده / خریدار (نام، آدرس، شماره تلفن و غیره)
شماره شناسایی مالیاتی وارد کننده / خریدار)به عنوان مثال مالیات بر ارزش افزوده، EORI و غیره(
اطلاعات مربوط به حمل و نقل کالا
- شماره بارنامه
- عامل حمل و نقل
- کد HS
- توضیحات واضح کالا (تعداد بسته ها، واحدها، وزن و غیره)
- اینکوترمی که کالا تحت آن فروخته شده است
- منشأ کالا
- بیمه
- تاریخ صادرات، وسیله حمل و نقل و مقصد نهایی
- امضای حمل کننده
تفاوت بین فاکتور تجاری و لیست بسته بندی
از اهمیت حیاتی برخوردار است که اطلاعات معامله و حمل و نقل ذکر شده در فاکتور تجاری با اطلاعات موجود در لیست بسته بندی مطابقت داشته باشد.
در حالی که اطلاعات مورد نیاز در هر دو سند کاملاً مشابه هستند و هر دو توسط فروشنده / صادر کننده صادر می‌شوند، این دو سند اهداف بسیار متفاوتی دارند.
لیست بسته بندی با تأکید بر توصیف فیزیکی کالاهای حمل شده، از نظر لجستیکی بیشتر خدمت می‌کند. این سندی است که در صورت بروز هرگونه اختلاف یا ادعای احتمالی در خط حمل و نقل، گمرک یا بین خریدار و فروشنده کالا، لازم است.
همچنین برای تأیید اینکه کالاهای حمل شده توسط صادر کننده در نظم و شرایط مناسب و همچنین برای نگهداری سهام و موجودی کالا دریافت می‌شود، استفاده می‌شود.
از طرف دیگر، فاکتور تجاری به عنوان جزئیات معامله مالی فروش کالاهای حمل شده از جمله جزئیات پرداخت، دستورالعمل ها و شرایط ارائه می‌شود.
لیست بسته بندی برای گیرنده کالا ارسال می‌شود، در حالی که فاکتور تجاری یا همان فاکتور رسمی به طرف مسئول پرداخت کالا ارسال می‌شود.
خطرات عدم پر کردن دقیق فاکتور تجاری
پر کردن دقیق فاکتور تجاری ضروری است. عدم انجام این کار باعث طولانی شدن توقف و تاخیر حمل و نقل می‌شود.
با توجه به اینکه از فاکتور تجاری برای اهداف اظهار گمرک نیز استفاده می‌شود، هرگونه اطلاعات غلط ممکن است منجر به کم پرداختی مقدار صحیح عوارض و مالیات های قابل پرداخت و عواقب قانونی آنها شود.
هدف از صدور فاکتور رسمی چیست؟
فروشندگان پس از پرداخت هزینه های کالا یا خدمات دریافتی توسط مشتری، فاکتورهای فروش را به مشتریان ارائه می‌دهند.
این یک مستند کتبی یا الکترونیکی از معامله از بازرگان به مصرف کننده است. برای شرکت ها مهم است که شواهدی از کلیه فروش ها، و همچنین اهداف سوابق داشته باشند.
ثبت سوابق
اساسی ترین هدف برای فاکتور فروش، ثبت سابقه فروش است. یک روش برای ردیابی تاریخ فروش کالا، مقدار پول پرداخت شده و هر بدهی معوق فراهم می‌کند.
فاکتور ابزاری ارزشمند برای حسابداری است. همچنین می‌تواند ردیابی کند که کدام یک از کارمندان فروش انجام می‌دهند و چه اقلامی را می‌فروشند.
اهداف مالیاتی
دولت یک سیستم یا الگوی تعیین شده برای نوع فاکتور مورد نیاز یک تجارت ندارد. با این حال، برای اهداف مالیاتی، ثبت و نگهداری کلیه فاکتورهای فروش ضروری است. خدمات درآمد داخلی به صاحبان مشاغل کوچک پیشنهاد می‌کند که خلاصه ای از کلیه معاملات تجاری را که فاکتورها بخشی اساسی از آن است، نگهداری کنند. این امر به شرکت در ثبت مالیات، اطمینان از پرداخت مبلغ مناسب و جلوگیری از حسابرسی کمک می‌کند.
موارد قانونی
فاکتورهای فروش به محافظت از صاحبان مشاغل کوچک در برابر دادخواست های مدنی متقلبانه یا خرده پا کمک می‌کند.
فاکتور نشان می‌دهد که کالای خاص یا خدمات خاصی در زمان مشخصی ارائه شده است. فاکتور با امضای مشتری از اهمیت ویژه ای برخوردار است، زیرا توافق نامه بین فروشنده و مشتری را نشان می‌دهد. بدون فاکتور، هیچ سابقه ای در مورد فروش رخ داده است، که همچنین باعث ایجاد مشاجره در مورد قیمت گذاری می‌شود.
بازار یابی
شرکتی که از نزدیک تمام فاکتورهای فروش را ردیابی می‌کند می‌تواند از اطلاعات برای هدف قرار دادن مشتری خود استفاده کند. به عنوان مثال، مشاغل می‌توانند داده هایی مانند تاریخ فروش، محصولات فروخته شده و مقدار فروش خود را وارد کنند.
برنامه های رایانه ای یا شرکت های بازاریابی می‌توانند با جمع آوری اطلاعات، زمان اوج خرید، محصولات محبوب و روند کسب درآمد را مشاهده کنند. این امر هنگام توسعه استراتژی های بازاریابی تجاری ارزشمند است.
نکات مهم در چاپ فاکتور رسمی
بسیاری از صاحبان مشاغل شروع به درک مزایای بیانیه برون سپاری و چاپ فاکتور می‌کنند. هنگامی که بیانیه و چاپ فاکتور را برون سپاری می‌کنید، می‌توانید از مزایایی مانند تخصص، حجم کار کمتر و کارایی بهره مند شوید. اما برای دستیابی به این مزایا، ضروری است که شما یک شرکت چاپی مناسب پیدا کنید.
تعدادی از شرکت های چاپ بیانیه و فاکتور ظهور کرده اند و متأسفانه همه آن ها در کار عالی نیستند. حمایت از یک شرکت غیراستاندارد مشکلات زیادی را برای شرکت شما و مشتریان ایجاد خواهد کرد. برای جلوگیری از چنین وضعیتی، این نکته ها می‌تواند در انتخاب چاپخانه مناسب به شما کمک کند.
قابلیت اطمینان
قابلیت اطمینان مهمترین ویژگی جستجو در بیانیه و شرکت چاپ فاکتور است. شما باید اطمینان داشته باشید که شرکت می‌تواند دقیقاً همان چیزی را که شما می‌خواهید در اختیار شما قرار دهد. برای اینکه یک شرکت قابل اعتماد باشد، باید دانش خوبی در مورد نحوه چاپ صورتحساب ها و فاکتورها داشته باشند.
اظهارات و فاکتورها اسناد مهم و ظریفی هستند. یک خطا در آنها می‌تواند در کل روند پرداخت مشکل ایجاد کند. برای فهمیدن اینکه یک چاپخانه چقدر قابل اعتماد است، می‌توانید بررسی های آنها را بررسی کنید یا نظرات عینی آنها را در مورد شرکت از مشتریان آنها بپرسید. همچنین می‌توانید یک شرکت چاپی محبوب پیدا کنید. شرکت های چاپی معروف اغلب به دلیل قابل اعتماد بودن محبوبیت خود را کسب می‌کنند.
بهره وری
کارایی ویژگی بسیار مهمی است که یک شرکت چاپ باید داشته باشد. صورتحساب ها و فاکتورها اسنادی کاملاً آگاهانه هستند که باید به طور موثر ارائه شوند. برای داشتن روند پرداخت بهتر هم برای شما و هم برای مشتریان، نباید در صورتحساب و صورت حساب تأخیر داشته باشید. یک مرکز چاپ فاکتور رسمی خوب باید این اهمیت را درک کند.
شما شرکتی با مدیریت زمان ضعیف در مهارت اولویت بندی نمی‌خواهید. بنابراین هنگام انتخاب یک مرکز معتبر برای صدور فاکتور رسمی مناسب، تحقیق کنید که چگونه آن ها در ارائه اظهارات کارآمد هستند.
دانش شغل
استخدام یک چاپخانه با دانش غیراستاندارد اظهارنامه ها و فاکتورها چه نتیجه ای دارد؟ یک شرکت چاپ نیاز به دانستن هر آنچه در مورد اظهارنامه و فاکتور وجود دارد. صرفاً به دلیل اینکه آنها یک شرکت چاپی هستند، به این معنی نیست که نباید دانش بیشتری در مورد اسناد داشته باشند.
شناخت خوب از شغل می‌تواند به پرسنل شرکت کمک کند تا در هنگام تهیه پیش فاکتور یا بیانیه های خود اشتباهاتی انجام دهند.
همچنین آگاهی از هدف فاکتورها و اظهارات به کارکنان کمک می‌کند تا نیاز به کارایی و سرعت را بهتر درک کنند.
استخدام شرکتی با دانش به شما در صرفه جویی در زمانی که صرف توضیح جزئیات اساسی می‌کنید کمک می‌کند.
همچنین به شما اعتماد به نفس می‌دهد که کار خود را به شرکت واگذار کنید زیرا می‌دانید کارکنان از دانش شغلی مربوطه را دارند.
نتیجه
هنگام جستجوی شرکت مناسب برای چاپ صورتحساب خود، اطمینان از کارآیی و داشتن دانش کافی در مورد کار را داشته باشید.
به یاد داشته باشید اظهارات و فاکتورها اسناد ظریفی هستند بنابراین باید به درستی انجام شوند!