فروش فاکتور رسمی از جمله مواردی است که استفاده فراوانی در خرید و فروش‌ها و فعالیت‌های اقتصادی دارد. فاکتور به شکل اوراق برگه‌های کاغذی تهیه میشود.
فروش فاکتور رسمی منحصر و محدود به یک نوع فعالیت نمی‌شود. تقریبا در همه انواع تجارت‌ها؛ از تبادلات اقتصادی کلان گرفته، تا خریدهای جزئی‌تر کالا در بازار که به شکل عمومی صورت می‌گیرد، کاربرد فاکتورهای فروش رسمی به چشم میخورد.
فروش فاکتور رسمی توسط شرکت‌های متعددی صورت می‌گیرد. برای خرید فاکتورهای رسمی بهتر است با اندکی تحقیق از یک شرکت معروف و معتبر در این زمینه که دارای کد اقتصادی مورد تایید وزارت دارایی باشد، اقدام کنید.
فاکتورهای فروش؛ برگه‌هایی رایج و آشنا
امروزه کمتر کسی است که فاکتور رسمی را نشناسد. چرا که این برگه‌های مستند، مربوط به امروز و دیروز نیستند. کاربرد فاکتورها سابقه طولانی و قابل توجهی دارد.
هم اکنون نیز این برگه‌ها منسوخ نشده‌اند و حتی با ایجاد امکان استفاده و صدور آنها به روش‌های آنلاین و الکترونیکی بر کاربردهای آن ها افزوده شده است.
احتمالا شما نیز با فروش فاکتور رسمی و انواع آن آشنا هستید و نمونه‌های زیادی از آن ها را مشاهده کرده‌اید. اما اگر این چنین نیست و یا میخواهید آشنایی بیشتری با این برگه‌های پر معنا و پر کاربرد پیدا کنید، حتما ادامه این مطلب را دنبال بفرمایید.
چرا از فاکتورهای فروش رسمی استفاده میشود؟
فاکتورهای فروش رسمی، طبق بندهایی از قانون تجارت به عنوان ابزار و برگه‌ای کاربردی و موجه در امر تجارت و خرید و فروش شناخته شده‌اند.
فاکتور فروش شامل لیست تمام مواد و اقلامی میشود که به فروش می‌رسد و در واقع، تحت تملک خریدار در خواهد آمد.
فاکتور فروش، اگر از نوع رسمی آن باشد، می‌تواند در صورت بروز مشکل و یا شکایت طرفین یک معامله اقتصادی، به عنوان یک سرنخ برای پیگرد قانونی مراجع قضایی محسوب شود.
اگرچه فاکتور فروش از اعتبار آنچنانی برخوردار نمی‌باشد، ولی در حکم یک نشانی قابل اتکا و اصطلاحا سرنخ قضایی می‌تواند مورد استفاده واقع شود.
به عنوان یک مثال؛ فرض کنید یک مشتری خریدار تعدادی کالا از یک فروشنده بوده است و به جای پرداخت نقدی مبلغ هزینه کالاهای خریداری شده، یک چک به فروشنده تحویل داده است. اگر چک خریدار به موقع پاس و وصول نشود و فروشنده از وی شکایت کند، فاکتور فروش رسمی می‌تواند در قالب یک مدرک برای انجام معامله و مطالبه حق فروشنده به حساب آید.
آشنایی با انواع فاکتور فروش
فروش فاکتور رسمی که در دست فروشندگان مختلف خرد و کلان، تاجران و یا مسئولان شرکت‌های بزرگ و کوچک قرار دارد، در انواع و اشکال گوناگون وجود دارند.
در یک تقسیم بندی کلی، اصلی و مهم، فاکتورها را در دو دسته رسمی و غیر رسمی قرار می‌دهند. این شیوه تقسیم بندی، صرفا بر اساس شکل، اندازه و… فاکتور نمی‌باشد. یا اینکه؛ فقط ویژگی‌های ظاهری و پیش پا افتاده را مورد معرفی و تفکیک قرار نمی‌دهد.
در واقع تفکیک انواع فاکتور فروش مبنی بر رسمی و یا غیر رسمی بودن آنها، اساس اعتبار این فاکتورها میباشد.
تفاوت فاکتورهای رسمی و غیر رسمی
تفاوت میان فاکتورهای رسمی و غیر رسمی در فروش فاکتور رسمی چیست؟ عمده‌ترین و مهمترین فرق یک فاکتور رسمی با نوع غیر رسمی آن، در این است که فاکتور رسمی، مورد تائید وزارت دارایی و اقتصاد بوده است اما در مورد فاکتور غیر رسمی این طور نیست.
در صورت بروز هرگونه مشکلی و یا شکایت، فاکتور رسمی را میتوان به اداره دارایی و امور مالیاتی ارجاع داد. در واقع این فاکتور رسمیت و اعتبار لازم را برای بررسی در این مرجع و مراجع مانند آن داراست.
فاکتور رسمی، از اعتبار، رسمیت و تقریبا تمام مشخصه‌های لازم و کافی برخودار است تا به عنوان یک مدرک و سند تجاری مورد استفاده قرار بگیرد. فاکتور رسمی صرفا یک برگه گزارش دهنده اقلام خرید و فروش شده نیست.
بلکه یک فاکتور رسمی، فقط در حد یک گزارش تبادل کالا نیست. این برگه می‌تواند در عنوان یک نشانه برای انجام گرفتن یک تبادل و معامله باشد. این برگه، می‌تواند در نقش یک مدرک اثبات کننده خرید و تملک آن برای خریدار باشد.
یک نمونه فاکتور رسمی
فروش فاکتور رسمی، با داشتن ویژگی‌ها و در نتیجه؛ آن میزان از اعتبار که از آن انتظار میرود، مورد اعتماد خریداران میباشد. دقیقا بر خلاف فاکتور غیر رسمی که عملا برگه‌ای است که به صورت توافقی بین فروشنده و خریدار نوشته میشود و فقط شرح مختصری از اقلام و کالاها میباشد.
فاکتورهای رسمی قادرند تا اعتماد مشتری را بطور مطلوب جلب کنند و رضایت را از صدور این گونه فاکتورها پس از هر خرید، در پی داشته باشند. این در حالی است که فاکتور غیر رسمی چنین کاری را نمی‌کند.
شاید دلیل ناتوانی فاکتورهای غیر رسمی در جلب اعتماد و رضایت کاربران، از جمله مشتری‌ها، یه این دلیل باشد که اگر روزی مشکلی راجع به خرید یک کالا بروز پیدا کند، این فاکتورها فاقد اعتبار لازم جهت ارجاع به مراجع ذی صلاح مثل اداره امور دارایی است. این مسئله در مواقعی که مشتری و فروشنده شناختی نسبت به یکدیگر ندارند، بیشتر معنا پیدا میکند.
البته که امروزه با گسترش و رشد جمعیت و وسعت کلان شهرها، دیگر تقریبا محیط‌ها و جوامع کوچک شهری سابق، کمتر شده است. از این رو شناخت و در پی آن، اعتماد میان فروشنده و مشتری کمتر شده است. این را میتوان به معنای از دست رفتن جایگاه فاکتورهای فروش غیر رسمی در جامعه و در بین مردم، بر شمرد.
فاکتورهای غیر رسمی گرچه رسمیت ندارند اما می‌توانند برای گنجاندن و شمردن اقلام و کالاهای فروخته شده و خریداری نوشته و تحویل مشتری شود.
فاکتور غیر رسمی
فاکتور غیر رسمی جنبه رسید و اطلاع مشتری را دارد و عموما هم ممکن است برای کالاهای جزئی اما پر مصرف مثل مواد خوراکی و غذایی مورد استفاده قرار بگیرند.
اگر شما قصد فروش در حجم بالا به لحاظ قیمت و هزینه را دارید و میخواهید یک کالا یا یک قلم غیر خرد مثل لوازم خانگی، فرش و یا…. را بفروشید، توصیه میشود حتما از فروش فاکتور رسمی که ما ارائه می‌کنیم استفاده کنید.
فروش فاکتور رسمی، همانطور گفته شد و توضیح داده شد؛ اطمینان خاطر و تضمین نسبی را به مشتری و افراد خریدار می‌دهد. بی‌شک فاکتور رسمی به طرز قابل توجه و محسوس، متفاوت از فاکتور غیررسمی میباشد. اما چگونه میتوان فاکتور رسمی را ار غیر رسمی تشخیص و تمیز داد؟
نحوه تشخیص فاکتور رسمی و غیر رسمی
حالا که با تعریف و مزایای فاکتور فروش رسمی و غیر رسمی آشنا شدیم. سوالی که مطرح میشود، این است که چگونه میتوان این نمونه‌ها را از همدیگر تفکیک کرد؟
شاید تشخیص یک نمونه فاکتور رسمی با یک نمونه فاکتور غیر رسمی برای افراد عادی و عامه مردم کار ساده و مقدوری نباشد. اما روش‌هایی وجود دارد که با در نظرگرفتن موارد و معیارهایی میتوان انواع دوگانه و مختلف را هنگام خرید فاکتور رسمی و یا گرفتن آن از فروشنده مشخص نمود.
تفاوت‌های این دو نمونه از برگه‌های فروش، در ظاهر و محتوا آنها میباشد. در واقع فاکتورهای فروش رسمی، باید آیتم‌ها و قسمت‌هایی را داشته باشند تا مورد تائید وزارت اقتصاد و دارایی واقع شوند.
مشخصات و جزئیاتی که از یک خرید در فاکتورهای فروش رسمی ثبت میشود مورد تائید و در نتیجه قابل پیگیری برای اداره دارایی و امور مالیاتی میباشد.
در انواع غیر رسمی فاکتور، توجهی به استانداردهای تعیین شده نمی‌شود و از همین رو؛ جنبه رسمی و معتبر پیدا نمی‌کنند. میتوان گفت تقریبا این نوع فاکتورها در شکل‌ها و ظاهرهای مختلفی مشاهده می‌شوند و هیچ چارچوب و قید و شرطی در طراحی و تهیه آن ها نقشی ندارد.
فاکتورهای صوری در مقابل فاکتورهای رسمی
تا به اینجای کار تکلیف ما نسبت به فاکتورهای رسمی و غیر رسمی و خرید فاکتور رسمی معلوم و روشن شده است. اکنون با یک عبارت دیگر در همین زمینه آشنا خواهیم شد. فاکتورهای صوری گونه‌ای دیگر از فاکتورها می‌باشند.
فاکتور صوری، جلوه غیر قانونی و جعلی فاکتور رسمی است. عملا برخی بنگاه‌های اقتصادی و تجاری بنا به دلایلی همچون حساب سازی اقدام به استفاده از این نوع فاکتورهای صوری و جعلی می‌کنند.
*هشدار: طبق قوانین مربوطه؛ اقدام به استفاده و صدور فاکتور صوری جرم محسوب میشود و مجازات خاص خود را در پی خواهد داشت.
برای خرید فاکتور رسمی حتما از مراکز معتبر اقدام کنید.
ویژگی‌ها و شاخصه‌های فاکتور فروش رسمی
همانطور که گفته شد که فروش فاکتور رسمی در قالب و ساختار مشخص و استاندارد وجود دارند و با داشتن استانداردهای معین، مجاز به صدور هستند.
اما معیارها و بخش‌های تشکیل دهنده یک فاکتور رسمی چه چیزهایی باید باشند تا آن را در میان انواع رسمی فاکتورهای فروش به حساب آوریم؟
یک فاکتور فروش شامل بخش‌هایی در ساختار محتوایی خود است که فروشنده با پرکردن مشخصات خواسته شده در هر بخش، به هنگام فروش و تحویل کالا به مشتری، مراحل ثبت و صدور فاکتور رسمی را به انجام می‌رساند.
فاکتورهای رسمی، عموما به طور مشترک از بخش‌های مهم و ضروری زیر تشکیل شده‌اند:
- شماره سریال (کد فاکتور): میتوان این مورد را اصلی‌ترین قسمت یک فاکتور رسمی به شمار آورد. شماره سریال یا شماره فاکتور، باید به شکل خاص و برجسته و متمایز از سایر ارقام و شماره‌های ثبت شده به شیوه عادی در فاکتور باشد.
- مشخصات مشتری و فروشنده: این بخش شامل انواع اطلاعات لازم و ضروری از هر دو طرف یک تبادل اقتصادی، اعم از نام شخص حقیقی یا حقوقی طرفین معامله، کد ملی، نشانی، شماره تلفن، شماره و یا کد اقتصادی برای اشخاص حقوقی و… است.
- مالیات، تخفیفات و عوارض: بعضا فروشندگان کالا تخفیفاتی را برای مشتریان خود لحاظ می‌کنند. گاهی هم عوارضی شامل اجناس، کالاها و یا اقلام خرید و فروش شده خواهد شد که می‌بایست طبق فاکتور مشخص و تبیین شوند.
همچنین در همه فاکتورهای رسمی مبلغ مصوب مالیات، پس از محاسبه مجموع مبالغ قیمت، به آنها افزوده و از مشتری اتخاذ میشود. چرا که این هزینه را تحت عنوان اعتبار ارزش افزوده، فروشنده موظف است تا در قالب مالیات بپردازد.
- شماره ثبت شرکت صادر کننده فاکتور: در صورتی که صادر کننده فاکتور یک شرکت یا شخص حقوقی باشد، درج و نوشتن این بخش نیز الزامی و بسیار با اهمیت خواهد بود.
- مهر و امضا: بخش انتهایی فاکتور باید دربردارنده مهر و امضای شخص صادر کننده باشد تا مورد تائید باشد و به رسمیت شناخته شود. با وجود مهر و امضا به عنوان نشان معتبر، این فاکتور در شرایط لزوم کاملا قابل ردیابی، پیگیری و استناد میباشد.