قبل از اینکه درباره صدور فاکتور رسمی توضیح دهیم اجازه بدهید ابتدا توضیح دهیم فاکتور رسمی به چه معناست؟ تعاریف ساده و پیچیده بسیاری در مورد فاکتور رسمی و مشخصات آن وجود دارد. فاکتورهای رسمی بیشتر مورد استفاده بنگاه‌های اقتصادی، شرکت‌ها و حسابداران است. تنظیم فاکتور رسمی بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی است و مورد تایید امور دارایی است. در تعریف فاکتور رسمی باید گفت: فاکتور رسمی، سندی است که بین خریدار و فروشنده استفاده میشود.
از سال 1398 همه خریداران و فروشندگان موظف هستند که برای معاملات خود صدور فاکتور رسمی داشته باشند. طبق قوانین، اگر فروشنده‌ای از ارائه فاکتور رسمی به خریدار ممانعت کند، امور دارایی، فروشنده را جریمه می‌کند و در صورت صدور فاکتور رسمی، امور دارایی شرکت مورد نظر را تایید و حمایت می‌کند. همه مشخصات محصول و خدمات ارائه شده مانند قیمت و هزینه‌های مربوطه در این فاکتور رسمی به ثبت رسیده است.
صدور فاکتور رسمی
امروزه با کمک نرم‌افزارهای حسابداری، کار صدور فاکتور رسمی بسیار آسانتر شده است. با استفاده از این نرم‌افزارهای حسابداری می‌توان انواع فاکتورها را تهیه کرد. در گام بعدی باید بدانید که یک فاکتور رسمی چه مشخصاتی باید داشته باشد تا مورد تایید دارایی قرار بگیرد.
فاکتور رسمی مورد تایید دارایی
برای تائید فاکتور رسمی باید تمام عوامل زیر را در نظر بگیرید و گرنه دچار جریمه خواهید شد.
- شماره فاکتور: اولین اصل مهم برای یک فاکتور رسمی تأیید شده، نحوه چاپ شماره سریال آن است. برای اینکه شماره سریال فاکتور رسمی خوانا و قابل شناسایی باشد باید به رنگ قرمز و کمی برجسته باشد و قالب آن افست یا ملخی باشد تا بدین شکل از چاپ دیجیتالی متمایز باشد. تعداد برگ‌های فاکتور رسمی میتواند دو یا سه برگ باشد.
- درج اطلاعات خریدار و فروشنده: در فاکتور رسمی مورد تأیید دارایی باید شناسه ملی، کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و دیگر مشخصات هر دو طرف معامله ذکر شوند.
- درج تخفیفات، مالیات و عوارض: در هنگام صدور فاکتور رسمی کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت آن توضیح داده شوند، تخفیف‌‌ها و مالیات و عوارض بر ارزش افزوده را باید به طور کامل و دقیق حساب کرده و در فاکتور رسمی درج شود. البته این نکته را به خاطر داشته باشید که تخفیفات را باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش‌افزوده کالا اعمال کرد.
- امضا و مهر فاکتور رسمی: آخرین مرحله در صدور فاکتور رسمی مورد تأیید دارایی این است که فاکتور رسمی باید دارای مهر و امضا باشد و فاقد هر گونه خط خوردگی باشد. هنگام صدور فاکتور رسمی باید خریدار و فروشنده، فاکتور را مهر و امضا کنند.
- اطلاعات دیگری از جمله اسم شرکت یا فروشنده به صورت دقیق، کد پستی، شناسه ملی و شماره ثبت در فاکتور بدون ابهام و خط خوردگی درج گردد.
- تعداد برگه‌ها و ابعاد برگه‌های فاکتور رسمی، به انتخاب خریدار و فروشنده است.
- در هنگام صدور فاکتور رسمی با پرینتر و چاپگر باید از کاغذ تحریر 80 گرمی اندونزی استفاده کنید. جنس کاغذ فاکتور رسمی از کاغذ الوان، کاغذ کاربن لس است. در حین صدور فاکتور رسمی به صورت دستی باید از کاغذ 60 گرمی استفاده کرد. بهتر است صدور فاکتور رسمی به صورت چاپی باشد تا هیچ خط خوردگی روی آن نباشد.
برای صدور فاکتور رسمی چه اطلاعاتی نیاز داریم؟
- شماره ثبت شرکت (ثبت این مورد خیلی مهم است.)
- درج مشخصات نام شرکت به طور کامل
- درج آدرس شرکت یا محیط کار به طور کامل
- درج کد پستی
- درج شماره تلفن ثابت محیط کار
- درج شناسه ملی
- ارسال عکس کارت ملی مدیر شرکت در صورتی که فاکتور رسمی به نام یک فرد باشد نه به نام شرکت
- درج کد اقتصادی شرکت
- جدول بندی فاکتور رسمی
سه بخش اصلی فاکتور رسمی
- مشخصات فروشنده به طور کامل
- مشخصات خریدار به طور کامل
- مشخصات کالا یا خدمات مورد معامله
قسمت مربوط به مشخصات فروشنده و خریدار در صدور فاکتور رسمی
- نام حقیقی یا حقوقی شخص
- شماره اقتصادی
- درج شناسه ملی
- نشانی کامل استان: شهرستان و شهر و نشانی شرکت یا محیط کار رسمی
- درج کد پستی (10 رقمی)
- تلفن / نمابر
قسمت درج مشخصات کالا و خدمات مورد معامله در فاکتور رسمی
- شرح کالا/خدمات
- تعداد کالا
- واحد اندازه گیری
- مبلغ واحد (به صورت ریال وارد شود)
- مبلغ کل (ریال)
- مبلغ تخفیف (ریال / درصد)
- مبلغ کل پس از تخفیف (ریال)
- جمع کل مالیات و عوارض کالا یا خدمات (ریال)
- جمع مبلغ کل با جمع مالیات و عوارض
مالیات بر ارزش افزوده چیست؟
حتما می‌دانید که مالیات بر ارزش افزوده برای همه خدمات و کالاها وجود دارد. تعداد کمی از کالاها و خدمات از مالیات معاف هستند. برای صدور فاکتور رسمی در معامله‌های بزرگ نیز مالیات بر ارزش افزوده اعمال میشود . با انجام این کار، اعتماد مشتریان خود را به دست می‌آورید و به آنها ثابت می‌کنید که کار شما قانونی و درست است و همچنین دلیل محکمی برای ادامه یک همکاری ادامه‌دار با مشتریان دارید.
به علت اینکه شرکت‌های کاغذی شماره حساب ندارند. فروشنده باید حساب بانکی خود را به خریدار معرفی کند و واریزی انجام شده باید در وجه شرکت مربوطه انجام گیرد.
مزایای صدور فاکتور رسمی
اگر دوست ندارید جریمه‌های سنگین بپردازید بهتر است به فکر صدور فاکتور رسمی باشید و با صدور فاکتور رسمی از پرداخت این هزینه اضافی خلاص شوید. به وسیله فاکتور رسمی کلاهبرداری برای افراد شیاد مشکل‌تر میشود. در واقع با فاکتور رسمی شما مجهز به یک برگه قانونی هستید که در صورت مشکل، پیگیری را برای شما آسانتر می‌سازد و از سواستفاده‌های بازاری از طرف افراد سودجود پیشگیری می‌کند. صدور فاکتور رسمی باعث پرداخت مالیات به حفظ و افزایش بودجه کشوری کمک خواهد شد.
اهمیت صدور فاکتور رسمی
مشتریان یک شرکت به چندین دلیل تمایل دارند فاکتور رسمی خریدشان را از خریدار تحویل بگیرند. مهم‌ترین دلیل آن نیاز به اطمینان بیشتر به فروشنده و شرکت است. بنابراین فروشنده باید بتواند نظر خریدار را جذب کند. ارائه یک فاکتور رسمی که شامل اطلاعات کاملی مانند مهمی مانند شماره تلفن خریدار و فروشنده، ثبت زمان و هزینه برای کالا یا خدمت، است موجب اطمینان بیشتر خریدار میشود. فاکتور رسمی همچنین میتواند برای ارتباط بهتر و فروش بیشتر کالا به خریداران، به فروشنده کمک کند.
عامل مهم دیگر این است که فاکتور فروش رسمی معامله کالا یا خدمت میان فروشنده و مشتری را رسمی و قانونی می‌کند. این مسئله برای مشتری بسیار اهمیت دارد. مخصوصاً وقتی هزینه کالا یا خدمات زیاد است و یا وقتی کالا یا خدمات حساسی معامله میشود.
در اینجا خلاصه اهمیت صدور فاکتور رسمی را ذکر کردیم.
- باعث حس اعتماد بین فروشنده و خریدار میشود.
- گارانتی قابل اعتماد محصول یا خدمات است.
- آسانتر کردن پیگری در امور قضایی و شکایات ممکن.
- یاری به امور مالی کشور.
- با نرم‌افزارهای حسابداری کار صدور فاکتور رسمی خیلی سریع انجام میگیرد.
تشخیص فاکتور رسمی از فاکتورهای صوری
فاکتور صوری، فاکتوری است که از لحاظ ظاهر دقیقا شبیه به فاکتور رسمی است. اما به هیچ‌وجه معتبر نیست و مورد تأیید سازمان دارایی نیست. صدور فاکتور صوری جرم محسوب میشود.
- همان‌طور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم شماره سریال فاکتور رسمی باید به رنگ قرمز و برجسته باشد.
- فاکتورهایی که با نرم‌افزار اکسل و چاپگر معمولی چاپ می‌شوند معمولا مورد تایید سازمان دارایی نیستند.
- با بررسی فیش واریزی، چک بانکی و اسناد مالی می‌توان فاکتور رسمی را از فاکتور صوری تشخیص داد.
- بررسی مشخصات درج شده در فاکتور با فعالیت شرکت مورد نظر می‌توان فاکتور رسمی را تشخیص داد.
تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی
- فاکتور رسمی مورد تأیید قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی است اما صدور فاکتور غیر رسمی تحت حمایت یا تائید هیچ قانون و یا سازمانی نیست.
- در پیگیری قضایی فاکتور غیر رسمی امکان ارائه آن وجود ندارد اما فاکتور رسمی ارزش قانونی دارد و قابل پیگیری است.
در خصوص تفاوت‌های ظاهری فاکتور رسمی و غیر رسمی نیز:
- در فاکتو غیر رسمی شماره حساب واریز با فاکتور رسمی تفاوت دارد.
- واریز دقیق فاکتور در فاکتور غیر رسمی با فاکتورهای رسمی تفاوت دارد.
- اطلاعات مورد نیاز برای صدور فاکتور رسمی با فاکتورهای غیر رسمی تفاوت زیادی دارد.
فاکتور رسمی برای خیلی از کالاها به عنوان برگه ضمانتی آن اهمیت دارد. با صدور فاکتور رسمی تاریخ معامله کالا و اطلاعات کامل فروشنده و خریدار مشخص است، از این رو بیشتر خریداران تمایل دارند در کنار برگه ضمانت، فاکتور رسمی‌ای محصولی که خریداری می‌کنند را هم داشته باشند.
درخواست حقوق و پیگیری به صورت قانونی
خریدار با استفاده از فاکتور رسمی که یک برگه قانونی معتبر است قادر به پیگیری قانونی است. با کمک صدور فاکتور رسمی خریدار قادر است بر علیه فروشنده که آن را صادر کرده است اقامه دعوی کند. با این روش خریدار با خیال راحت میتواند هنگامی که کالای خریداری شده با آنچه در فاکتور درج شده است یکی نباشد، مشکل را پیگیری کند و حقوق خود را از نظر قانونی دنبال کند. اگر در مبادله‌ای هزینه بیشتر باشد و یا روش پرداخت آن به صورت پرداخت‌های قسطی صورت بگیرد، این امتیاز اهمیت بیشتری دارد.